Jak napisać notatkę? Kilka cennych wskazówek

Musisz napisać notatkę służbową? Nie wiesz jak się za to zabrać? Taki dokument bardzo łatwo

jest stworzyć. Wystarczy, że będziesz znał podstawowe zasady i ich przestrzegał. Jak napisać notatkę służbową? O czym warto pamiętać przy jej redagowaniu? Oto kilka cennych wskazówek.

Uwzględnij podstawowe dane

Jak napisać notatkę? Musisz pamiętać o tym, by w jej treści znalazły się podstawowe dane. Bez nich pismo to będzie po prostu bezużyteczne. Co zatem powinno znaleźć się w notatce? Po pierwsze data jej sporządzenia, po drugie miejsce (np. określone miasto, czy siedziba firmy), po trzecie temat, którego dotyczy, po czwarte dane osoby sporządzającej, po piąte dane adresata. Bez powyższych kryteriów notatka będzie nieważna. Wiele firm posiada własne wzory tych pism. Warto wiedzieć, że w zależności od polityki danego biura, może mieć formę tradycyjną, czyli papierową lub elektroniczną (e-mail).

Pamiętaj o najważniejszych rzeczach

Co jeszcze warto wiedzieć, o tym jak sporządzić notatkę? Pamiętaj o najważniejszych rzeczach. Zastanów się do kogo kierujesz pismo: swojego przełożonego, kolegi z biura, czy może kontrahenta. Jest to bardzo ważne, ponieważ za każdym razem notatka będzie pisana w innym stylu mniej lub bardziej formalnym. Powinno się też określić powód jej pisania i ściśle się go trzymać (nie rób niepotrzebnych dygresji, pisz konkretnie i na temat). Podczas pisania notatki kieruj się zasadą PZP: precyzyjne ujęcie tematu, zwięzłość, przejrzystość (dlatego warto stosować wyróżnienia oraz wypunktowania). Na końcu notatki zapisz dane kontaktowe do jej autora, czyli do ciebie.

Jaki powinien być układ notatki?

Jaki powinien być układ pisma? Jak sporządzić notatkę? Dokument ten powinien zaczynać się od nagłówka. Później trzeba napisać dane adresata oraz nadawcy. Teraz zapisz datę i temat. Napisz krótkie wprowadzenie, przejdź do części właściwej i zakończ notatkę. Nie zapomnij o zwrocie grzecznościowym oraz podpisie. W ostatnim punkcie dołącz załączniki, jeżeli takie posiadasz.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Jak napisać notatkę służbową i co jeszcze warto o tym wiedzieć? Przede wszystkim dokument ten powinien być krótki. Nie ma w nim miejsca na wodolejstwo, czy rozbudowane opisy. Niektóre firmy stosują bardzo restrykcyjne zasady ich pisania i jasno określają, że całe pismo nie powinno przekraczać jednej strony A4. Przed przesłaniem, czy wydrukowaniem notatki, upewnij się, że jej układ jest czytelny, a także sprawdź, czy nie zawiera błędów ortograficznych oraz stylistycznych.